Huishoudelijk Reglement
d.d. 21 december 2017 (Rev. Nr. 3)
INHOUD
ARTIKEL 1 NAAM, ZETEL, INSCHRIJVING KAMER VAN KOOPHANDEL
ARTIKEL 2 DOEL
ARTIKEL 3 LIDMAATSCHAP
ARTIKEL 4 CONTRIBUTIE
ARTIKEL 5 BEGUNSTIGERS
ARTIKEL 6 WEDSTRIJDEN
ARTIKEL 7 BESTUUR
ARTIKEL 8 BESTUURSBEVOEGDHEDEN EN WERKZAAMHEDEN
ARTIKEL 9 ALGEMENE LEDENVERGADERING
ARTIKEL 10 REGLEMENTSWIJZIGING
ARTIKEL 11 SLOTBEPALING
Artikel 1 Naam, zetel, inschrijving Kamer van Koophandel
·De vereniging draagt de naam “ Damclub Dordrecht “ (DC Dordrecht) en is opgericht op 1 juli 2002.
·Zij heeft haar zetel te Dordrecht.
·De vereniging is ontstaan uit een fusie van de “Dordrechtsche Damvereniging” (D.D.V.) opgericht 2 maart 1914 en Koninklijk goedgekeurd 27 juni 1921 en de “Eerste Dubbeldamse Damvereniging Dordrecht” (E.D.D.V. Dordrecht) opgericht 25 februari 1935 te Dubbeldam, thans behorende bij de gemeente Dordrecht.
·De vereniging is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24339079 en heeft de status van een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid.
Artikel 2 Doel
·De vereniging stelt zich ten doel de beoefening en verbreiding van de damsport. Zij tracht dit doel te bereiken door het:
Geven van gelegenheid aan haar leden tot beoefening van het dammen door middel van het deelnemen aan en organiseren van wedstrijden waarbij continu gestreefd zal worden naar spelpeilverbetering.
Propageren van de damsport in de ruimste zin van het woord onder aanwending van alle wettige geoorloofde middelen die de vereniging ten dienste staan
Artikel 3 Lidmaatschap
De vereniging bestaat uit:
Gewone leden
Rustende leden
Ereleden
Gewone leden zijn de aktieve leden van de vereniging. Rustende leden nemen geen deel aan interne en/of externe wedstrijden. Ereleden zijn personen die door de algemene ledenvergadering met een meerderheid van tenminste 2/3 van de geldig uitgebrachte stemmen worden benoemd op grond van bijzondere verdiensten ten opzichte van de vereniging.
De leden worden, volgens geldende bepalingen van de Koninklijke Nederlandse Dambond (KNDB), afhankelijk van hun leeftijd, ingedeeld in de categorieën “ senioren”, “ junioren”, “aspiranten”, “pupillen” en “welpen”.
Het bestuur houdt een register waarin de namen, adressen, geboortedata en andere relevante gegevens van alle leden zijn opgenomen.
Iedereen, ongeacht leeftijd, sekse, ras of geloof die zich met een daartoe strekkend mondeling of schriftelijk verzoek richt tot het bestuur kan als lid worden ingeschreven, alleen nadat het bestuur heeft vastgesteld dat er in meerderheid onder de leden geen overwegende bezwaren bestaan tegen toelating.
Het lidmaatschap gaat in op de eerste dag van de maand van aanneming.
Het lidmaatschap eindigt door:
Overlijden van het lid
Schriftelijke opzegging door het lid
Schriftelijke opzegging door de vereniging
Opzegging van het lidmaatschap door een lid kan slechts geschieden per 1 januari van een kalenderjaar, met inachtneming van een opzegtermijn van een maand. Echter, het lidmaatschap kan onmiddellijk worden beëindigd indien van het lid redelijkerwijs niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren. Zulks ter beoordeling aan het bestuur.
Opzegging van het lidmaatschap namens de vereniging geschiedt door het bestuur, nadat is vastgesteld dat er in meerderheid onder de leden hiertegen geen overwegende bezwaren bestaan.
De opzegging, met opgaaf van redenen, zal met onmiddellijke ingang plaatsvinden en kan het geval zijn wanneer een lid in strijd met de statuten, reglementen of besluiten van de vereniging handelt, de vereniging op onredelijke wijze benadeelt, zijn/haar verplichtingen jegens de vereniging niet nakomt of wanneer redelijkerwijs van de vereniging niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren. In voorkomende gevallen blijft het lid contributie verschuldigd tot en met de lopende maand. Van een besluit tot opzegging van het lidmaatschap door de vereniging staat het betrokken lid binnen een maand na ontvangst van de kennisgeving van het besluit beroep open op de algemene ledenvergadering. Gedurende de beroepstermijn en hangende het beroep is het lid geschorst.
Indien opzegging van het lidmaatschap door de vereniging geschiedt op grond van contributie
schuld zal het bestuur van de vereniging de Koninklijke Nederlandse Dambond (KNDB) hiervan onmiddellijk in kennis stellen met het verzoek het royement over te nemen.
Artikel 4 Contributie
·Leden zijn gehouden tot het betalen van contributie die jaarlijks door het bestuur en met goed-
keuring van de algemene ledenvergadering in meerderheid van stemmen wordt vastgesteld.
De leden worden daartoe in categorieën ingedeeld (zie artikel 3). Ereleden zijn niet vrijgesteld van het betalen van contributie
De contributie dient in principe per geheel jaar bij vooruitbetaling aan de penningmeester te worden voldaan en wel voor eind december , hetzij contant, hetzij per bankoverschrijving.
Bij wanbetaling kan het bestuur het achterstallige lid schorsen, waarna dat lid op de eerstvolgende algemene ledenvergadering ter royering wordt voorgedragen.
Het bestuur is bevoegd in bijzondere gevallen zoals langdurige ziekte, werkloosheid, pensionering enzovoort, gehele of gedeeltelijke ontheffing van de verplichting tot het betalen van contributie te verlenen. Verzoeken hiertoe dienen schriftelijk bij het bestuur te worden ingediend.
Artikel 5 Begunstigers
Begunstigers zijn personen (donateurs) of bedrijven (sponsors) die de vereniging financieel steunen.
Donateurs betalen een jaarlijkse bijdrage waarvan zij het bedrag, dat tenminste vijf Euro moet zijn,
zelf vaststellen.
Sponsors kunnen worden verworven voor een bepaalde periode of voor eenmalige activiteiten zoals b.v. damtoernooien, competities en dergelijke. Goedkeuring van de algemene ledenvergadering met volstrekte meerderheid van stemmen is vereist voor het aangaan van sponsorovereenkomsten waaruit verplichtingen ten opzichte van de sponsor voortvloeien, zoals het maken van reclame door bijvoorbeeld toevoeging van de bedrijfsnaam van de sponsor aan de verenigingsnaam.
Artikel 6 Wedstrijden
·Alle leden van de vereniging zijn verplicht zich, zowel in woord als gedrag, sportief en respectvol te gedragen ten opzichte van hun tegenstander(s).
Leden die door grove onachtzaamheid of baldadigheid eigendommen van de vereniging, het club-
lokaal, andere leden of bezoekers beschadigen of vernielen, kunnen door het bestuur worden
geschorst en/of geroyeerd ongeacht de verplichting tot vergoeding van schade.
Het is tijdens wedstrijden niet geoorloofd op mondelinge of schriftelijke wijze politieke propaganda
te maken.
De leden hebben bij interne wedstrijden het recht iemand te introduceren, echter geen geschorste
of geroyeerde leden en niet meer dan tweemaal per jaar dezelfde persoon, tenzij het bestuur anders beslist.
Tenzij uitdrukkelijk anders gesteld, gelden voor alle wedstrijden de door de K.N.D.B. vastgestelde
spelregels.
Notering van de partijen is verplicht (behoudens sneldamwedstrijden) tenzij hiervoor door de wedstrijdleider of diens plaatsvervanger ontheffing is verleend. Verzuim van notering doet elk recht tot het indienen van bezwaren wegens onregelmatigheden verloren gaan.
·De leden zijn gehouden bij de wedstrijden de verzoeken op te volgen van de wedstrijdleider of diens plaatsvervanger, die deze doet in het belang van de goede gang van zaken van de wedstrijden. Wedstrijden zoals:
Damkampioenschap van Dordrecht
Sneldamkampioenschap van “DC Dordrecht”
Clubkampioenschap
Andere onderlinge wedstrijden
worden gespeeld volgens een door het bestuur opgesteld wedstrijdrooster en reglement.
Het reglement bevat onder andere regels betreffende aanvang/einde van de wedstrijden, speeltempo en hoe te handelen bij verhindering. De regeling en leiding berusten bij het bestuurslid, dat als algemeen wedstrijdleider is aangesteld, Deze heeft de bevoegdheid zowel de regeling als de leiding, geheel of gedeeltelijk, aan anderen over te dragen.
Aan het damkampioenschap van Dordrecht kunnen naast de leden ook leden van andere verenigingen en/of huisdammers deelnemen.
Het sneldamkampioenschap van DC Dordrecht bestaat uit drie ronden verdeeld over drie clubavonden. De eindrangschikking wordt vastgesteld door de beste resultaten per speler uit twee ronden te nemen. Het bestuur kan hiervan afwijken.
Wedstrijden voor het Clubkampioenschap dienen ter opvulling van de vrije clubavonden. Het reglement wordt jaarlijks door de wedstrijdcommissie vastgesteld.
Andere onderlinge wedstrijden kunnen door het bestuur worden georganiseerd.
Voor externe competitiewedstrijden zoals:
Landelijke of provinciale competitie
Landelijke of provinciale bekerwedstrijden
zal voor ieder team door het bestuur een teamleider worden aangesteld. Deze heeft onder andere tot taak het team samen te stellen (bordindeling), uitslagen te rapporteren aan de dambond en het regelen van vervoer naar uitwedstrijden.
Door de leden gemaakte kosten van vervoer naar uitwedstrijden worden door de vereniging vergoed. De hoogte van de vergoeding wordt jaarlijks door het bestuur vastgesteld.
Blijft een lid dat toegezegd heeft de vereniging te vertegenwoordigen tegen een andere vereniging zonder bericht en geldige reden weg, dan kan het bestuur dat lid tijdelijk schorsen of tot royement voordragen. Schorsing kan door het bestuur op elk lid toegepast worden, echter onder gehoudenheid deze schorsing zo spoedig mogelijk in een algemene ledenvergadering te bespreken. Een lid dat tot royement is voorgedragen wordt in de gelegenheid gesteld zich op de algemene ledenvergadering, waar zijn schorsing of royement wordt behandeld, te verdedigen.
Bij deelname aan landelijke of provinciale bekerwedstrijden geeft het bestuur aan de bond een of meer teams op, waarbij de regels gelden als genoemd onder externe competitiewedstrijden.
Artikel 7 Bestuur
Het bestuur bestaat uit tenminste drie en in ieder geval uit een oneven aantal personen en wel:
Een voorzitter, een secretaris, een penningmeester, eventueel aangevuld met algemene
bestuursleden. Het dagelijks bestuur van de vereniging bestaat uit de voorzitter, de secretaris
en de penningmeester.
De voorzitter wordt in functie gekozen door de algemene ledenvergadering. De overige bestuur functies worden door de gekozenen in onderling overleg verdeeld.
De benoeming als bestuurslid geschiedt door de leden tijdens de algemene ledenvergadering.
Elk bestuurslid treedt drie jaar na benoeming af volgens het volgende rooster van periodieke
aftreding:
1e jaar – De voorzitter
2e jaar – De penningmeester en een algemeen bestuurslid
3e jaar – De secretaris en een algemeen bestuurslid
Periodiek aftredende bestuursleden kunnen zich herkiesbaar stellen.
Verkiesbaar voor het bestuur zijn alle leden van de vereniging die in de zin van de wet meerderjarig zijn, mits zij tenminste 14 dagen voor het houden van de algemene ledenvergadering, waarin de verkiezing moet plaatsvinden, hetzij door het bestuur, hetzij door 5 of meer leden schriftelijk als kandidaten zijn opgegeven.
In geval van tussentijdse vacatures kunnen benoemingen plaatsvinden op voordracht van de resterende bestuursleden en/of de leden, nadat is vastgesteld dat in meerderheid onder de leden hiertegen geen overwegende bezwaren bestaan. Degene die in een tussentijdse bestuursvacature wordt benoemd neemt op het rooster van periodieke aftreding de plaats van zijn voorganger in.
Indien het aantal bestuursleden beneden de drie is gedaald blijven de resterende bestuursleden
bevoegd. Zij zijn echter verplicht zo spoedig mogelijk een algemene ledenvergadering te beleggen
waarin de voorziening in de vacature(s) aan de orde komt.
Elk bestuurslid, ook wanneer hij/zij voor een bepaalde tijd is benoemd, kan te allen tijde door de algemene ledenvergadering worden geschorst of ontslagen. Een schorsing die niet binnen een maand gevolgd wordt door een besluit tot ontslag eindigt door het verloop van die termijn.
Het bestuurslidmaatschap eindigt voorts door:
Het eindigen van het lidmaatschap van de vereniging
Schriftelijk bedanken.
Artikel 8 Bestuursbevoegdheden en werkzaamheden
·Behoudens de beperkingen zoals vermeld in artikel 11 lid 2 van de statuten is het bestuur belast met het besturen van de vereniging in de ruimste zin van het woord.
·Het bestuur is bevoegd onder zijn verantwoordelijkheid bepaalde onderdelen van zijn taak te doen uitvoeren door commissies, die door het bestuur worden ingesteld maar waarvan de leden worden gekozen door de algemene ledenvergadering.
De vereniging wordt in en buiten rechte vertegenwoordigd door het bestuur. De vertegenwoordigingsbevoegdheid komt mede toe aan de voorzitter of een door deze aan te wijzen ander (bestuurs)lid.
Het bestuur vergadert zo dikwijls als dit in het belang van de vereniging nodig is.
Van het behandelde in elke bestuursvergadering worden door de secretaris of diens plaatsvervanger notulen c.q. een besluitenlijst opgemaakt. Deze worden bij de eerstvolgende bestuursvergadering aan de leden van het bestuur voorgelegd en na verkregen goedkeuring door de voorzitter en de notulist vastgesteld.
Twee of meer leden van het bestuur hebben het recht een bestuursvergadering aan te vragen. In
dit geval moet deze binnen een maand plaatsvinden.
De voorzitter of diens plaatsvervanger draagt in het bijzonder zorg voor de naleving van het huishoudelijk reglement, de statuten en alle verdere regels en bepalingen van de vereniging.
Hij/zij is bij elke officiële vertegenwoordiging van de vereniging de woordvoerder van het bestuur.
Hij/zij kan alle van de vereniging uitgaande stukken, zo hij/zij dit verlangt, mede ondertekenen.
Hij/zij leidt de vergaderingen en heeft het recht, wanneer hij/zij meent dat de vergadering voldoende is ingelicht, de discussie te sluiten, doch is verplicht haar weder te openen zo dit door de meerderheid van de vergadering verlangd wordt.
De secretaris of diens plaatsvervanger houdt de ledenlijst bij. Hij/zij voert alle correspondentie de vereniging betreffende en houdt hiervan kopie. Hij/zij houdt de notulen van de bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergaderingen en brengt jaarlijks op de algemene ledenvergadering een jaarverslag uit. Verder houdt hij/zij het archief van de vereniging en zorgt hij/zij voor alle werkzaamheden welke hem/haar door het bestuur in zijn/haar funktie worden opgedragen.
De penningmeester of diens plaatsvervanger zorgt voor de ontvangsten en uitgaven van de vereniging en is verplicht van de vermogenstoestand van de vereniging zodanige aantekening te
houden dat daaruit te allen tijde haar rechten en verplichtingen kunnen worden gekend. Hij/zij brengt tijdens de jaarlijkse algemene ledenvergadering een financieel jaarverslag uit en doet, onder overlegging van een balans en een staat van baten en lasten, rekening en verantwoording over het in het afgelopen financiële boekjaar gevoerd financieel bestuur. Tevens presenteert hij/zij een begroting van de baten en lasten over het nieuwe (lopende) financiële boekjaar. Het financiële boekjaar is gelijk aan het verenigingsjaar en loopt van 1 januari t/m 31 december.
De algemene bestuursleden staan het dagelijks bestuur bij in hun bestuurstaak en dienen hen van advies. Specifieke taken en verantwoordelijkheden van de algemene bestuursleden worden in onderling bestuursoverleg vastgesteld. Op voorstel van de voorzitter kunnen zij tijdelijk met de
functie van een der leden van het dagelijks bestuur belast worden.
De algemene ledenvergadering benoemt jaarlijks uit de leden een financiële kascontrolecommissie van tenminste twee personen. De leden van deze controlecommissie mogen geen zitting hebben in het bestuur. De controlecommissie onderzoekt voor de aanvang van de algemene ledenvergadering de financiële rekening en verantwoording van het bestuur en brengt tijdens de algemene ledenvergadering verslag uit van haar bevindingen. Gedurende twee weken voor de jaarlijks algemene ledenvergadering is de penningmeester verplicht aan de kascontrolecommissie inzage te geven van alle stukken, zijn/haar beheer betreffende. Bij akkoordbevinding stellen de leden van de kascontrolecommissie voor het betreffende boekjaar een schriftelijke verklaring op, voorzien van datum en hun handtekening, ter dechargering van het gevoerde financieel bestuur.
Artikel 9 Algemene ledenvergadering
·Aan de algemene ledenvergadering komen in de vereniging alle bevoegdheden toe die niet door de wet of de statuten aan het bestuur zijn opgedragen.
Jaarlijks in maart , doch uiterlijk binnen 6 maanden na afloop van het verenigingsjaar (zie artikel 8), wordt een algemene ledenvergadering gehouden.
Andere algemene ledenvergaderingen worden gehouden zo dikwijls het bestuur dit wenselijk of nodig oordeelt.
Voorts is het bestuur op schriftelijk verzoek van een zodanig aantal leden, als bevoegd is tot het uitbrengen van tenminste 1/10 gedeelte der stemmen, verplicht tot het bijeenroepen van een algemene ledenvergadering op een termijn van niet langer dan vier weken. Indien aan het verzoek binnen veertien dagen door het bestuur geen gevolg wordt gegeven, kunnen de verzoekers zelf tot die bijeenroeping overgaan.
Voorzover in dit huishoudelijk reglement of in de statuten niet anders bepaald, wordt een algemene ledenvergadering bijeengeroepen door het bestuur. De bijeenroeping geschiedt per convocatie, welke tenminste veertien dagen voor de algemene ledenvergadering naar de leden wordt verzonden. In de convocatie worden de te behandelen onderwerpen vermeld door middel van een agenda.
Een algemene ledenvergadering wordt geleid door de voorzitter of diens plaatsvervanger.
Ontbreken de voorzitter en zijn plaatsvervanger, dan treedt een der overige bestuursleden, door een meerderheid van het bestuur aan te wijzen, als voorzitter op. Wordt onverhoopt ook op deze wijze niet in het voorzitterschap voorzien, dan voorziet de algemene ledenvergadering bij meerderheid van geldige stemmen door de stemgerechtigde leden daarin zelf.
Van het behandelde in elke algemene ledenvergadering worden door de secretaris of diens
plaatsvervanger notulen opgemaakt. Deze worden bij de eerstvolgende vergadering aan de
algemene ledenvergadering voorgelegd en na verkregen goedkeuring door de voorzitter en
de notulist vastgesteld en ondertekend.
Toegang tot de algemene ledenvergadering en alle stemmingen over zaken en de verkiezing van personen geschieden conform het gestelde in artikel 14 van de statuten van de vereniging.
Artikel 10 Reglementswijziging
·In het huishoudelijk reglement van de vereniging kan geen verandering worden gebracht anders dan door een besluit van de algemene ledenvergadering. Deze vergadering dient bijeengeroepen te worden met de mededeling, dat wijziging van het huishoudelijk reglement zal worden voorgesteld. Voorstellen tot reglementswijzigingen kunnen door de leden schriftelijk worden ingediend bij het bestuur tenminste twee maanden voor een algemene ledenvergadering. Tijdens de behandeling kunnen amendementen of tegenvoorstellen worden ingediend. Stemmingen over reglementswijzigingen geschieden conform artikel 14 van de statuten van de vereniging.
Het huishoudelijk reglement mag niet in strijd zijn met de Nederlandse wet, ook waar die geen
dwingend recht bevat of met de statuten van de vereniging.
Artikel 11 Slotbepaling
· Onverminderd de verplichting tot mededeling en verantwoording in de eerstvolgende algemene
ledenvergadering, heeft het bestuur het recht in spoedeisende gevallen handelend op te treden,
mede in gevallen, waarin dit reglement of de statuten niet of niet voldoende voorzien.
Het huishoudelijk reglement, vastgesteld in de oprichtingsvergadering op 17 juni 2002, diende ter vervanging van de huishoudelijke reglementen van de “ Dordrechtsche Damvereniging “ (D.D.V.) en de “ Eerste Dubbeldamse Damvereniging Dordrecht “ (E.D.D.V. Dordrecht) gedateerd respectievelijk 4 juli 1924 en 12 maart 1996 en werd geacht in werking te treden op 1 juli 2002.
Deze revisie (nummer 3) van het huishoudelijk reglement is goedgekeurd tijdens de Algemene Ledenvergadering op 24 april 2017 en wordt geacht in werking te treden met ingang van 1 januari 2018.